La Fundació Parc Científic de la Universitat de València (FPCUV) organizó un evento en el auditorio Marie Curie del Parc Científic para dar a conocer las herramientas que colaboran en la gestión empresarial, junto con casos éxito de implantación y puesta en marcha de soluciones innovadoras encaminadas a la digitalización de los procesos en las organizaciones
La jornada Transformación digital de procesos a través de herramientas Microsoft, que se celebró el 22 de septiembre en el auditorio Marie Curie del Parc Científic de la Universitat de València (PCUV), reunió a diversos profesionales de la digitalización con el objetivo de abordar las claves en los procesos de transformación digital de manera exitosa en las organizaciones. El acto contó en la colaboración de Lãberit como partner tecnológico de Microsoft, y con el apoyo de la Agència Valenciana de la Innovació (AVI).
Este evento, dirigido a los responsables de llevar a cabo el cambio hacia la digitalización en las organizaciones, puso el foco en el proceso mediante el cual las empresas transforman su modelo operativo, su propuesta de valor y su relación con el cliente con el apoyo de la tecnología y el impulso de las personas que lo componen. Este cambio ofrece una serie de ventajas a las empresas como: la mejora de la relación con los proveedores, innovación en productos y servicios, mayor agilidad en la respuesta al mercado, reducción de costes, aumento de la productividad y eliminación de mermas. Asimismo, durante la jornada se trataron las ventajas de las soluciones informáticas en la nube, especialmente Microsoft Dynamics CRM y Microsoft Business Central ERP.
"Las organizaciones que piensan que no es necesario mejorar o cambiar sufren 'un síndrome' que hará que esa empresa tarde o temprano vaya mal, Francisco Javier Félix, consultor en Lãberit
En este sentido, Francisco Javier Félix, consultor en Lãberit, enfocó su ponencia: La importancia de la flexibilidad de un Enterprise Resource Planning (ERP) para su adaptación a entornos cambiantes en aspectos como las nuevas normativas sobre la regulación del plástico; nuevos negocios, como el marketplace -B2B, nuevos procesos, como es el caso del ISO 9001 - 14001, y la importancia de los nuevos riesgos que surgen en las organizaciones, como es el caso de la ruptura de la cadena de suministros.
Para abordar estos puntos, el consultor de Lãberit hizo hincapié en "el cambio". Según explicó, todas las empresas tienen que cambiar y adaptarse. De hecho, señaló que "lo único seguro que hay en la vida es el cambio. Hay que adaptarse". En este sentido, Francisco Javier Félix consideró que las organizaciones que piensan que no es necesario mejorar o cambiar sufren "un síndrome" que hará que esa empresa "tarde o temprano vaya mal". Asimismo, comentó que existen dos factores por los que las empresas cambian: los legales y las mejoras de proceso.
Así, el consultor en Lãberit puso varios ejemplos de empresas que tuvieron que cambiar por la entrada en vigor del Impuesto especial sobre los envases de plástico no reutilizables (IEEPNR). Aunque también señaló que el cambio en las empresas "muchas veces no son porque se imponen, sino por el carácter de la organización". En esta línea, comentó el caso de una empresa que evitó repercutir en sus clientes el aumento de costes provocado por el IEEPNR a través de unos mejores proveedores que eran capaces de suministrar un producto de la misma calidad, pero con una reducción del 35% del plástico no reciclado. 
Francisco Javier Félix, consultor en Lãberit durante su ponencia La importancia de la flexibilidad de un ERP para su adaptación a entornos cambiantes. FOTO: FPCUV
Además, Francisco Javier Félix recomendó que "a la hora de buscar un ERP, no tiene porque ser el mejor del sistema", sino que la organización debe considerar que se trate de "una ERP flexible, ya no solo en cuanto a adaptación", también en lo referido a "la red de partners en tu territorio" que dispone esa ERP. Respecto a la Mejora de Procesos, el consultor en Lãberit abogó por ISO Management, una solución que permite gestionar las certificaciones de la ISO9001 - 14001. A este respecto, apuntó que "la ISO9001 es extremadamente importante" porque se preocupa de que "nuestras empresas tengan una calidad suficientemente alta como para competir con cualquier oponente".
En cuanto a las plataformas de marketplace, como Amazon, destacó que cualquier organización que cuente con una, "va a ayudar a que los productos y servicios que de normal estaban focalizados en la red comercial más próxima, pasen a ser un producto y un servicio global". "Al final nos tenemos que adaptar a estas grandes multinacionales que nos obligan a espabilar y a trabajar más. Es por ello, que cada vez más las soluciones que estamos implementando van en la dirección del e-comerce", añadió.
Marketing a través de un CRM y uso de la IA
La segunda ponencia de la jornada, titulada: Gestión de los procesos de ventas y de marketing a través de un Client Relationship Management (CRM). Uso de la IA en la relación con los clientes, en la que Julián Lorenzo, director de relaciones con la Alianza Microsoft, trató diversos puntos como el análisis conversacional, la generación de contenidos, las predicciones en ventas y la automatización de procesos de marketing.
"Los últimos años ha habido un cambio de paradigma sobre todo en lo referido a la venta online", y según añadió Lorenzo, "enganchar a los clientes es fundamental". En esta línea encauzó una ponencia en la que combinó el campo de las ventas con las modas actuales, como es el caso de la inteligencia artificial, que pese a que indicó que "lleva con nosotros desde hace años", actualmente "es una tecnología más madura con momentos de auge, donde las universidades españolas han tenido relevancia gracias al gran número de departamentos de lenguaje natural en casi todas ellas".
Asimismo, el director de relaciones con la Alianza Microsoft hizo hincapié en el algoritmo de inteligencia artificial que va a poner a disposición del usuario Microsoft, llamado Azure OpenAI, y va a estar disponible en todos los productos de la marca. En este sentido, Microsoft también introduce herramientas como copilot "con el objetivo de que en cada compañía tenga el suyo propio y no uno general", y a través de procesos de inyección de la información que genera cada organización esta se beneficie de "algoritmos propios". Por otro lado, Lorenzo expuso algunos ejemplos actuales de uso de la inteligencia artificial, como es el caso de facilitación de las relaciones internacionales a través de la traducción automática, sistemas de diagnóstico médico más precisos o los sistemas de conducción autónoma.
"Esta tecnología es muy buena, nos aporta mucho valor, pero no podemos olvidar que detrás de la IA hay un algoritmo con entrenamiento y trabajo de muchos ingenieros, sin embargo, no deja de dar una respuesta única a una propuesta. Por lo tanto, tenemos que estar observantes. Es un copiloto, un ayudante", Julián Lorenzo, director de relaciones con la Alianza Microsoft
Casos de éxito
Para ejemplificar la información aportada en las ponencias de la jornada y poner punto final a la misma, representantes de Lãberit, FPCUV, Inndromeda, el Instituto Tecnológico de Informática, Electrogrup y Escola Camp Joliu pusieron sobre la mesa Casos de éxito de digitalización de procesos. En este punto, tres fueron los pilares que destacaron los participantes. A lo largo de sus intervenciones, pusieron en valor el negocio, la tecnología y la cultura, aunque tampoco sin olvidar la necesidad de presentar un proceso de digitalización planificado y ordenado. Todo ello, sin perder de vista cuál es el estado actual de digitalización en la Comunitat Valenciana.
Francisco Ricau, responsable del área de Información Estratégica e Innovación Empresarial en ITI - Instituto Tecnológico de Informática, destacó que la Comunitat Valenciana se encuentra en la media española de digitalización, aunque en el campo de las empresas advirtió que "hay un grado muy desigual, sobre todo motivado no tanto por el sector, sino por el tamaño" . "Tenemos grandes empresas que no solo son líderes en su sector, sino que apostaron por la digitalización y están ahora en fases muy maduras y planteándose retos muy importantes, y sin embargo tenemos pequeñas y medianas empresas donde se está avanzando, pero aún tienen camino por recorrer", destacó Ricau.
De izquierda a derecha: Kristin Suleng, responsable de Comunicación y Marketing del Parc Científic Universitat de València (PCUV); Óscar David Sánchez, director de Inndromeda; Francisco Ricau, responsable del área de Información Estratégica e Innovación Empresarial en ITI - Instituto Tecnológico de Informática; Ernest Egea, director de Comunicaciones en la Escola Camp Joliu; Luis Cortés y Mariano Serra, responsables del Área Económico-Financiera y TIC respectivamente en la Fundació Parc Científic Universitat de València; y Julián Lorenzo, director de relaciones con la Alianza de Microsoft en Lãberit. Foto: FPCUV
En esta línea, Julián Lorenzo, director de relaciones con la Alianza de Microsoft en Lãberit, añadió que las empresas están teniendo un "cambio de mentalidad" de cara a la digitalización pero por el hecho de que "el mercado les obliga". "O lo haces o desapareces, no va a haber muchas más alternativas", avisó. Por otro lado, destacó que "hay déficits importantes, pero eso no quiere decir que haya una gran vanguardia".
Así, Juan José Miralles, gerente de Electrogrup Generadores y Grúas Miralles, S.L., comentó que desde hace unos años en su empresa "apuesta por la implantación de tecnologías", además de trabajar con Lãberit y Microsoft. Asimismo, apuntó que "según iba creciendo la empresa te vas digitalizando con las opciones que teníamos entonces", pero según añadió "llegas a unos volúmenes de facturación y te fijas unos objetivos que si no estás preparado te pueden desbordar". De hecho, Miralles destacó que están "muy sorprendidos", porque en el año 2022 tuvieron un crecimiento por encima del 70%. "Tener implantado el Business Central nos ha permitido asumir este aumento de trabajo", concluyó.
"Tenemos grandes empresas que no solo son líderes en su sector, sino que apostaron por la digitalización y están ahora en fases muy maduras y planteándose retos muy importantes, y sin embargo tenemos pequeñas y medianas empresas donde se está avanzando, pero aún tienen camino por recorrer", Francisco Ricau, responsable del área de Información Estratégica e Innovación Empresarial en ITI - Instituto Tecnológico de Informática
En el caso de Ernest Egea, director de comunicaciones en la Escola Camp Joliu, contar con las herramientas que ofrece Microsoft permite organizar de una mejor forma la vida en la escuela de sus alumnos gracias a "la automatización de procesos". Además, añadió que para que el proceso de digitalización sea exitoso "debemos implicar y formar a toda la organización para evitar que en tres meses cada trabajador esté con su hoja de Excel", con lo cual la digitalización "no nos habrá servido absolutamente para nada". "No debemos diluirnos con la tecnología, tiene que ser todo lo contrario, que esta nos permita potenciar lo que somos", cerró su intervención.
Asimismo, Mariano Serra, responsable del Área TIC en la Fundació Parc Científic Universitat de València (FPCUV), resaltó los hitos más importantes que se llevaron a cabo para digitalizar la FPCUV. "Uno de los primeros fue la gestión documental y entorno colaborativo que desplegamos a través de Lãberit con herramientas Microsoft. Nos ha aportado mucho valor, porque pasamos de los repositorios en discos duros en la nube", explicó. Además, puso el acento en el análisis de procesos, a través de la aplicación de la Metodología Lean en la que se involucró toda la organización en una serie de jornadas. Por su lado, Luis Cortés, responsable del Área Económico-Financiera en la FPCUV, comentó que "el reto que abordamos ahora es que las quince personas de la Fundació trabajemos con un sistema integrado, porque hemos llegado al año 2023 con soluciones ofimáticas que han ido resolviendo las soluciones de nuestras áreas, entonces ha llegado el momento de ser más eficientes. Tenemos una capacidad de aprovechamiento de los recursos internos mayor, vamos a conectar mejor con el cliente, con nuestros usuarios, vamos a tener dato único y trazabilidad".
Finalmente, Óscar David Sánchez, director de Inndromeda, incidió en las barreras que se encuentran a la hora de aplicar un proceso de digitalización. "El convencimiento de la dirección yo creo que es algo esencial. Obviamente tiene que haber un departamento impulsor, pero si luego se topa con una barrera por arriba que le impide desarrollar los proyectos y generar ese marco de confianza de compartir donde poner en marcha estas iniciativas de transformación va a ser muy difícil que funcionen, y lo que es peor, tiene una probabilidad mayor de acabar en fracaso", advirtió.
"El reto que abordamos ahora es que las quince personas de la Fundació trabajemos contra un sistema integrado, porque hemos llegado a 2023 con soluciones ofimáticas que han ido resolviendo las soluciones de nuestras áreas, y ha llegado el momento de ser más eficientes. Tenemos una capacidad de aprovechamiento de los recursos internos mayor, vamos a conectar mejor con el cliente, con las personas usuarias, vamos a tener un dato único y trazabilidad", Luis Cortés responsable del Área Económico-Financiera en la FPCUV
La hoja de ruta del plan de implantación digital marca la pauta de las acciones a abordar en el proceso. Una de estas acciones consiste en el análisis y definición de los procesos y procedimientos para facilitar su digitalización, por lo que se deberán identificar los procesos con el objetivo de eliminar desperdicios y optimizar los recursos empleados. Para alcanzar la eficiencia operativa, una vez analizados y definidos los procesos, se procederán a estandarizar y digitalizar a través de herramientas como la gestión de relación con los clientes, Client Relationship Management (CRM), y mediante otras como los sistemas de planificación de recursos empresariales, Enterprise Resource Planning (ERP).
La combinación de estas soluciones permite gestionar toda la información de la empresa integrándola y conectándola, incrementando la eficiencia en la organización, compartiendo los datos entre las diferentes áreas. Este sistema de información integrada permite disponer de una visión global del cliente y ofrecerle una mejor experiencia.
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